Vos fichiers ont une vie sociale. Vous n'êtes pas invité.
Partager un fichier Google Drive prend deux secondes. Le « départager », personne n'y pense. Résultat : des milliers de documents toujours ouverts à des gens qui ne travaillent plus avec vous.
Un jour, quelqu’un dans votre entreprise a partagé un tableur avec un prestataire. C’était pour la bonne cause : un devis à finaliser, un planning à caler. La mission s’est terminée. Le prestataire est parti. Le tableur, lui, est resté ouvert.
Multipliez par le nombre de vos collaborateurs, par le nombre d’années depuis votre passage à Google Workspace, et vous obtenez une jolie collection de portes ouvertes dont personne ne connaît l’existence.
Partager, c’est facile. C’est bien le problème.
Google Drive a rendu le partage trivial, et c’est une excellente chose : on travaille avec ses clients, ses partenaires, ses freelances sans s’envoyer quinze versions d’une pièce jointe.
Mais aucun outil ne vous dit « au fait, ce dossier est toujours partagé avec une adresse Gmail perso depuis 2021 ». Personne ne fait le ménage, parce que personne ne voit le désordre.
Les quatre façons classiques de se faire avoir
Le lien « toute personne disposant du lien ». Pratique pour aller vite. Sauf que ce lien circule : dans un e-mail transféré, dans un ticket, dans une conversation. Le fichier est alors public, sans le dire.
L’ancien prestataire. Il a fini sa mission il y a deux ans. Il a toujours accès au dossier projet, avec tout ce qui y a été ajouté depuis.
L’adresse personnelle. « Je me l’envoie sur mon Gmail, c’est plus simple pour bosser ce week-end. » Le jour où ce collaborateur quitte l’entreprise, il part avec.
Le partage hérité. On partage un dossier, pas un fichier. Puis on range dans ce dossier des documents qui n’auraient jamais dû sortir. Ils sortent quand même, en silence.
« Mais on a des règles »
Bien sûr. Il y a sans doute une charte quelque part qui dit de ne pas partager n’importe quoi avec n’importe qui. Elle est probablement dans un Google Doc. Partagé avec qui, d’ailleurs ?
Les règles ne servent à rien si personne ne peut voir ce qui se passe. La console d’administration de Google donne des réglages, pas une vue d’ensemble lisible de qui partage quoi avec qui.
Ce qu’on fait concrètement
- Regarder. Faire l’inventaire des fichiers partagés à l’extérieur : avec quels domaines, par quels services, depuis quand.
- Trier. Tout partage externe n’est pas un problème. Un dossier partagé avec votre cabinet d’expertise comptable, c’est normal. Le même dossier ouvert à tout Internet, beaucoup moins.
- Couper ce qui doit l’être. Et le faire proprement : en gardant une trace, avec la possibilité de revenir en arrière si on s’est trompé.
- Remettre chaque utilisateur dans la boucle. C’est lui qui sait si ce partage avec un client est encore utile. Pas la DSI.
- Recommencer. Une fois par an ne suffit pas. Le désordre revient dès le lendemain du ménage.
Et l’outil, alors ?
Faire tout ça à la main, sur des dizaines de milliers de fichiers, c’est une mission de plusieurs semaines. On l’a faite assez de fois pour en avoir eu marre.
Alors on a fabriqué Scrub Tide : un tableau de bord qui montre qui partage quoi à l’extérieur, permet de couper d’un geste tous les partages avec un domaine (journalisés et annulables), et donne à chaque utilisateur une liste claire de ses propres partages à valider ou retirer. Il ne lit jamais vos fichiers, seulement leurs informations de partage.
Il arrive bientôt sur le Google Workspace Marketplace. En attendant, si vous voulez savoir combien de portes sont ouvertes chez vous, parlons-en.